Procedura Zgłoszeń Zewnętrznych - Sygnaliści - Komenda Powiatowa Policji w Zakopanem

Informacja dla sygnalistów

zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów

(Dz. U. 2024 R. POZ. 928)

Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia prawa, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Jednocześnie chcielibyśmy zapewnić, że skorzystanie z tej procedury jest dobrowolne, a jeśli zgłaszający nie czuje się komfortowo, lub obawia się działań odwetowych, może w każdej chwili przejść do procedury zgłoszeń zewnętrznych. Naszym celem jest zapewnienie pełnego wsparcia i ochrony w procesie zgłaszania naruszeń prawa.

Zakres stosowania procedury

1. Procedura dotyczy zgłoszeń naruszeń prawa w podmiotach znajdujących się  w obszarze naszej działalności.
2. Jeśli zgłoszenie dotyczy zakresu działania innego organu publicznego, przekażemy je do odpowiedniego podmiotu.
3. W ramach Procedury Zgłoszeń Zewnętrznych można zgłaszać naruszenia prawa związane z wykonywaną pracą lub przed nawiązaniem stosunku pracy.
4. W przypadku obawy przed działaniami odwetowymi ze strony podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, można dokonać zgłoszenia zewnętrznego, pomijając zgłoszenie wewnętrzne.
5. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego mogą Państwo skorzystać z poufnej porady udzielanej przez upoważnionego pracownika. W tym celu prosimy o kontakt z danymi wskazanymi poniżej.
6. Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszenia ustnie lub pisemnie.

1.Zgłoszenie dokonywane ustnie odbywa się za pośrednictwem:

• nienagrywanej linii telefonicznej pod nr tel: +48 47 83 47 440/470 dokonane może być od poniedziałku do piątku w godz. 10:00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy), z którego sporządza się protokół zgłoszenia zewnętrznego,
• bezpośredniego spotkania; zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu zgłoszenia zewnętrznego.

W przypadku wyboru przez sygnalistę sposobu zgłoszenia poprzez bezpośrednie spotkanie, na jego wniosek, zgłoszenie ustne ma miejsce podczas takiego spotkania w siedzibie KPP w Zakopanem zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

W celu zachowania poufności tożsamości sygnalisty spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu, przy czym przy wyznaczaniu terminu preferowane jest skorzystanie z nr tel. + 48 47 83 47 440/470.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu zgłoszenia przez jego podpisanie.

2.Zgłoszenie pisemne może być dokonane poprzez wypełnienie „Formularz zgłoszenia zewnętrznego w Komendzie Powiatowej Policji w Zakopanem i Komisariacie Policji w Bukowinie Tatrzańskiej” i:

• wysłanie na adres: Ekspert Wydziału Prewencji Komendy Powiatowej Policji w Zakopanem, ul. Jagiellońska 32, 34-500 Zakopane, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
• doręczenie osobiste do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Zakopanem, ul. Jagiellońska 32, 34-500 Zakopane, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak wyżej.

3.W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Eksperta Wydziału Prewencji KPP w Zakopanem bądź osoby go zastępującej, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:

• wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta Powiatowego Policji w Zakopanem, ul. Jagiellońska 32, 34-500 Zakopane, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
• doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Zakopanem, ul. Jagiellońska 32, 34-500 Zakopane, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak wyżej.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1. Sygnalistą zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów ( Dz. U. 2024 poz. 928), może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym funkcjonariusz, pracownik, stażysta, pracownik tymczasowy, zleceniobiorca, prokurent, akcjonariusz, wspólnik, itp. Dotyczy to także przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Przepisy rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów, stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Naruszenie prawa, które podlega zgłoszeniu

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Zakaz działań odwetowych i środki ochrony

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postepowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych:

a) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,

b) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,

c) ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Informacje o:

1. Trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego;
2. Terminie przekazywania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji,
3. Procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi;

zostały określone w dokumencie zatytułowanym „PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH    W KOMENDZIE POWIATOWEJ POLICJI W ZAKOPANEM I KOMISARIACIE POLICJI W BUKOWINIE TATRZAŃSKIEJ” dostępnym na stronie BIP KPP w Zakopanem.

Warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Sankcje karne

Art.54.

1. Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

2. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Art.55.

1. Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

2. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Art.56.

Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Art. 57.

Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Art.58.

Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1, z późn. zm.) - dalej RODO:

1.       Administratorem jest Komendant Powiatowy Policji w Zakopanem, adres: ul. Jagiellońska 32, 34-500 Zakopane

2.    Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem  z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych, lub z inspektorem ochrony danych osobowych KPP: adres: ul. Jagiellońska 32, 34-500 Zakopane, e-mail: iod.kpp@zakopane.policja.gov.pl.

3.       Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

1)       art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy  z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych,

2)       art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.

4.       Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

5.    Pani/a dane osobowe przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie  lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.

6.    Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.

7.     Posiada Pani/Pan prawo do zgłoszenia naruszeń ochrony danych osobowych. Organem właściwym jest Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8.    Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do procedowania zgłoszenia, gdyż tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo nie podlega procedowaniu w Komendzie Powiatowej Policji w Zakopanem i Komisariacie Policji   w Bukowinie Tatrzańskiej.

9.     Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO)

Adres Biura Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa

Telefon centrali ( +48 22) 55 17 700

fax (+ 48 22) 827 64 53

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl